Huishoudelijk reglement – Stichting Bel-Arte

Artikel 1 – Algemene bepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

De stichting: de stichting Bel-Arte, gevestigd te Venlo-Blerick, van Stockhemstraat 4, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Venlo onder nummer 41063983;
De statuten: de statuten van de stichting, zoals vastgelegd in een akte gepasseerd op 21 januari 2025 bij notaris Boerhof te Venlo;
Het bestuur: het bestuur van de stichting als bedoeld in artikel 4 van de statuten;
Inzamelingsacties: activiteiten en projecten met als doel het verzamelen van gelden en/of diensten en/of materiële zaken waarmee de doelstellingen van de stichting kunnen worden verwezenlijkt, ook wel ‘inkomsten’ genoemd;
Projecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de stichting.

Artikel 2 – Beleidsplan

Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan. Dit beleidsplan wordt jaarlijks geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht op het moment dat deze in een bestuursvergadering is goedgekeurd. Het beleidsplan bevat een jaarplan en een jaarbegroting. Het beleid ten aanzien van de voor de stichting werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd in een beleidsnotitie “Vrijwilligersbeleid”.

Artikel 3 – Het bestuur, de programmeur concerten, de coördinator verhaalkeuken, de medewerker PR en hun taken en bevoegdheden

Het bestuur:
1. 1. bestuurt en vertegenwoordigt de stichting;
  2. neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement);
  3. kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering;
  4. handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in onder andere het beleidsplan, de jaarbegroting en budgetten;
2. Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen;
3. Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
4. Nieuwe bestuursleden worden benoemd bij acclamatie door de voorzitter of na schriftelijke verkiezing, beide op een reguliere bestuursvergadering, bij voorkeur de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd.
5. Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de status als ANBI (Algemeen Nut Beogende Instelling) te verwerven en te behouden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt of zou kunnen brengen.
6. Wanneer een bestuurder een direct of indirect persoonlijk belang heeft bij de besluitvorming meldt de betreffende bestuurder dit bij de voorzitter en neemt deze bestuurder geen deel aan de besluitvorming.
De voorzitter:
1. heeft algemene leiding van de stichting;
2. vertegenwoordigt de stichting naar buiten toe;
3. overlegt met officiële instanties;
4. geeft leiding aan het bestuur;
5. is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden;
6. stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
7. leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
8. ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
9. stelt, in goed overleg met de andere bestuursleden, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;
10. coördineert en stuurt activiteiten;
11. ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
De penningmeester:
1. voert de financiële administratie;
2. waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging;
3. stelt financiële overzichten op;
4. stelt na afsluiting van het boekjaar de jaarrekening op en zorgt er voor dat deze, na vaststelling door het bestuur, gepubliceerd word conform de ANBI-vereisten;
5. maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
6. beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen;
7. begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (projecten) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
8. beslist zelfstandig over uitgaven die passen binnen de vastgestelde begrotingskaders
9. beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van (project)budgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
10. neemt het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde werkgroepen/projectgroepen décharge te verlenen.
De secretaris:
1. maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld: de datum en plaats van de vergadering, de aanwezige en afwezige bestuursleden, de verleende volmachten, de genomen besluiten.
2. maakt een samenvatting van de vergaderverslagen voor de website;
3. stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
4. ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden;
5. neemt kennis van en behandelt alle post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie;
6. archiveert alle relevante documenten;
7. draagt de verantwoordelijkheid voor de website en bewaking van de privacy van persoonsgegevens.
De programmeur concerten:
1. stelt binnen het hem of haar vooraf toegekende budget een programma samen voor het seizoen oktober t.m. mei. Uit dit budget moeten te betalen kosten voor artiesten, huur, techniek en verzorging maaltijden en drank bekostigd worden
2. presenteert dit programma en bijbehorende begroting vóór 1 april van het betreffende seizoen aan het bestuur van Bel-Arte;
3. onderhandelt over de gage en bijkomende kosten;
4. sluit met optredende artiesten contracten af en zorgt voor de naleving ervan;
5. houdt bij de programmering rekening met de gewenste muziekstijlen als singer-songwriter, folk, americana, jazz, blues, rock en wereldmuziek;
6. Zorgt voor het benodigde p.r.-materiaal (presskit) en stelt die aan de p.r.-medewerker beschikbaar;
7. Onderhoudt goede contacten met p.r.-medewerker(s);
8. Is, samen met de penningmeester, verantwoordelijk voor een correcte afhandeling van de hiermee samenhangende financiële en administratieve zaken;
9. Presenteert vóór 1 oktober van enig jaar een evaluerend overzicht van de activiteiten van het voorbije seizoen met het daarbij horend financieel overzicht;
10. kan betrokken zijn bij overige activiteiten met een apart hierbij behorend budget;
11. is in collegialiteit de eerst verantwoordelijke bij de bepaling van de plek van uitvoering (locatie) voor de concerten;
12. Is attent op hetgeen zich afspeelt in de muziekwereld en de regio;
De coördinator Verhaalkeuken:
1. stelt binnen het hem of haar vooraf toegekende budget een programma samen voor het seizoen oktober t.m. mei
2. presenteert dit programma en bijbehorende begroting vóór 1 april van het betreffende seizoen aan het bestuur van Bel-Arte
3. stuurt 2 weken voorafgaand aan de repetitie een oproep naar verhalenvertellers met herinnering aan de repetitie en het verzoek om verhaal toe te sturen aan de regisseur
4. stuurt 2 weken voorafgaand een de presentatie een uitnodiging naar de regelmatige bezoekers
5. verzoekt In deze uitnodiging om aan te geven of bezoekers gebruik willen maken van Verhaalkeukensoep;
6. noteert de binnenkomende reserveringen in alfabetische volgorde met vermelding van:
7. aantal personen, wel of geen soep en eventuele extra wensen;
8. bevestigt elke reservering direct per mail;
9. ontvangt van de regisseur een overzicht van de te houden verhalen met daarin de volgorde waarin de verhalen verteld gaan worden;
10. maakt aan de hand van dit overzicht het officiële programma met het logo van Bel-Arte;
11. stuurt dit programma direct aansluitend aan de vertellers en – in elk geval vóór het weekend – met een begeleidende mail ook aan de regelmatige bezoekers;
12. informeert de PR-medewerker over het programma
13. stuurt de lijst van reserveringen uiterlijk de woensdagavond vóór de presentatie toe aan Theater De Garage;
14. zorgt er op de dag van de presentatie voor dat er een lijst klaar ligt waarop nieuwe gasten desgewenst hun mailadres kunnen vermelden;
15. controleert of de techniek van Theater de Garage een programma heeft en maakt zonodig nadere afspraken met de techniek;
16. heet bij aanvang de gasten welkom en doet de noodzakelijke mededelingen;
17. verzoekt de penningmeester om de gage van de regisseur uit te betalen;
18. benadert in overleg met de programmeur tijdig artiesten voor de muzikale intermezzo’s bij de Verhaalkeuken van december en april.
19. presenteert vóór 1 oktober van enig jaar een evaluerend overzicht van de activiteiten van het voorbije seizoen met het daarbij horend financieel overzicht;
De medewerker PR:
1. stelt een PR plan op met bijbehorend budget en voert deze uit;
2. maakt zelfstandig posts voor onze social media kanalen; Instagram en Facebook, waaronder ook gesponsorde berichten en houdt deze ook bij;
3. houdt de volgers geactiveerd en betrokken;
4. bereikt en betrekt nieuwe doelgroepen;
5. schrijft persberichten met behulp van de presskit en info die je krijgt vanuit de artiesten;
6. levert de persberichten aan bij de bouwer van de website;
7. zet alle evenementen online op diverse websites, voor uitjes in de regio;
8. maakt een nieuwsbrief vanuit Laposta en verwerkt de data;
9. denkt mee met het ontwerp van de flyers, posters en andere uitingen;
10. benadert de regionale pers d.m.v. persberichten en samenwerking in de media.

Artikel 4 – Bestuursbesluiten

Het bestuur:

neemt alleen met een meerderheid van bestuursleden besluiten die niet uitgesteld kunnen worden en stellen de overige bestuursleden per omgaande op de hoogte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hoofdelijk aansprakelijk tot het moment dat deze ad hoc besluiten op een bestuursvergadering bekrachtigd zijn;
neemt alle overige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering of jaarvergadering;
neemt besluiten over geagendeerde voorstellen met volstrekte meerderheid van stemmen, behoudens in de statuten en dit huishoudelijk reglement beschreven uitzonderingssituaties. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden tot stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
neemt besluiten met volstrekte meerderheid van stemmen over niet geagendeerde voorstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt. Als de stemmen staken, dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.

Artikel 5 – Frequentie vergaderingen

Het bestuur vergadert ten minste eenmaal per kalenderkwartaal, en houdt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien één van de bestuursleden daartoe schriftelijk en onder nauwkeurige opgave van de te behandelen punten de oproeping doet.
Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het houden van de notulen.
Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.

Artikel 6 – Agenda vergaderingen

Bestuursleden kunnen voor de vergadering agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de agenda op. De secretaris mailt de agenda ten minste zeven dagen tevoren, de dag van de oproeping en die van de vergadering niet meegerekend.
Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mogelijkheid punten aan de agenda toe te voegen, kunnen voorstellen punten te schappen of door te schuiven naar een volgende vergadering en kunnen voorstellen de volgorde van agendapunten te wijzigen.
Vergaderingen worden volgens de agenda afgewerkt; maar op eigen initiatief of op verzoek kan de voorzitter besluiten van die volgorde afwijken en/of besluiten een of meer punten door te schuiven naar een volgende vergadering.

Artikel 7 – Notulen vergaderingen

Van elke vergadering wordt een verslag (met activiteiten overzicht) gemaakt, dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de bestuursleden.
Opgestelde conceptnotulen worden op de eerstvolgende vergadering besproken en vastgesteld.
Vastgestelde notulen worden (al dan niet samengevat) op de website gepubliceerd.
Eventueel kan het bestuur bepalen dat gedeelten van de notulen wegens zwaarwichtige redenen buiten publicatie (via de website) worden gehouden.

Artikel 8 – Royement

Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij door onbehoorlijk bestuur schade voor de stichting heeft veroorzaakt dan wel zou hebben veroorzaakt en de bestuurder daarover een ernstig verwijt kan worden gemaakt.
Een bestuurslid kan geroyeerd worden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van toepassing op bestuursleden die in het buitenland woonachtig zijn en vanwege hun functie in of rond hun woonplaats werkzaamheden voor de stichting verrichten.
Tenzij de statuten anders voorschrijven kan een bestuurslid niet worden geroyeerd nadat deze hierop in de gelegenheid is gesteld om mondeling of schriftelijk zijn /haar zienswijze kenbaar te maken. Het lid dat met royement wordt bedreigd ontvangt een schriftelijke mededeling met daarin opgenomen een gemotiveerd voornemen tot royement, alsmede de uitnodiging om hierover zijn /haar zienswijze te komen uiten.
Over de voordracht tot royement wordt door de overige bestuursleden gestemd. Enkel indien de overige bestuursleden unaniem voor het voorstel tot royement stemmen, kan hiertoe worden besloten.

Artikel 9 – Slotbepalingen

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter.
Tenzij de statuten anders bepalen is het bestuur bevoegd om dit huishoudelijke reglement te wijzigen
Geïnteresseerden kunnen op verzoek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement ontvangen. Indien de secretaris zwaarwichtige reden ziet om dit verzoek te weigeren, zal hij dit gemotiveerd kenbaar maken en in de eerstvolgende vergadering verslag van doen.

Aldus vastgesteld in de Bestuursvergadering van de stichting op 10 april 2025 te Venlo-Blerick